Arbeiten mit der YaSM-Prozesslandkarte (Video)

Die YaSM®-Prozesslandkarte ist sehr gut geeignet, wenn es darum geht, zu verstehen, wie Service-Management funktioniert; aber was Sie mit unserem Produkt bekommen, sind natürlich nicht nur statische Inhalte.

Vielmehr liefern wir Prozess-Templates in unterschiedlichen Formaten, wie z.B. Visio® und ARIS, und diese können Sie an die Erfordernisse Ihrer Organisation anpassen. Was natürlich erlaubt ist, denn YaSM ist ja kein Standard, sondern eine Sammlung von Empfehlungen, und niemand wird erwarten, dass Sie die YaSM-Prozesse Punkt für Punkt umsetzen.

Und somit zeige ich Ihnen heute einige Beispiele dazu, wie Sie beim Ändern und Anpassen der YaSM-Prozessdiagramme in Visio vorgehen können.

Die wichtigste Nachricht ist dabei: Sie können mit diesen Diagrammen alles tun, was eben in Visio so möglich ist. Insbesondere können Sie jede Art von Shape hinzufügen, die es in Visio gibt.

Aber wir stellen einige Hilfsmittel bereit, die Sie bei der Anpassung der Prozessdiagramme unterstützen und für ein einheitliches Aussehen der Diagramme sorgen.

Inhaltliche Anpassung der Service-Management-Prozesse

Zunächst gibt es - hier rechts unten in meiner Dokument-Vorlage zu sehen - einige Master-Shapes: Das sind die Shapes, die wir bei der Erstellung der Original-Diagramme verwendet haben, und diese können Sie jetzt natürlich auch verwenden, wenn Sie zum Beispiel neue Shapes hinzufügen möchten.

Sagen wir einmal, eine neue Aktivität soll zum Prozess hinzugefügt werden:

Dann ziehen Sie einfach ein Aktivitäts-Shape auf das Diagramm, passen den Verbinder an... danach brauchen wir hier noch einen neuen Verbinder... und zum Schluss geben Sie einen Text als Beschreibung der neuen Aktivität direkt ins Shape ein.

Genauso gut können Sie natürlich

• bestehende Aktivitäten anpassen,
• die Bemerkungen unterhalb der Aktivitäten,
• oder Sie können auch Dinge löschen, die Sie nicht benötigen.

Hier sind keinerlei Grenzen gesetzt.

Gestalterische Anpassungen der im YaSM-Modell verwandten Shapes

Das Gute bei der Verwendung von Master-Shapes ist, dass immer eine Verbindung zwischen den Shapes und deren Master bestehen bleibt, und damit können wir zum Beispiel das Aussehen der Shapes recht einfach ändern. Ich zeige Ihnen kurz, wie das geht:

Wir öffnen den Master mit einem Doppelklick, und ändern dann - nur so zur Demonstration - die Hintergrundfarbe des Shapes so, dass wir einen Unterschied sehen. Dann schließen wir den Master wieder - und wie Sie sehen, hat sich dann die Hintergrundfarbe aller Aktivitäts-Shapes geändert.

Wir haben also hier die Möglichkeit, an einer zentralen Stelle solche Dinge wie Hintergrundfarbe, Schriftgröße usw. einzustellen, ohne dass wir jedes Shape einzeln anfassen müssen.

Das waren jetzt zunächst einmal einfache Änderungen, insofern als die Aktivitäten hier unten in den Swimlanes typischerweise nur einmal im gesamten Prozessmodell vorkommen. Für solche Shapes ist es kein Problem, die Beschreibungen direkt hier in die Shapes einzugeben bzw. sie an dieser Stelle auch zu ändern.

Anpassungen an den beschreibenden Informationen des Prozessmodells

Die Dinge liegen ein bisschen anders hier oben, wo wir Prozess- und Datenobjekt-Shapes haben:

Wie Sie vielleicht schon in meinen anderen Videos gesehen haben, gibt es hinter jedem Prozess-Shape einen Link zu einem Prozess-Diagramm; zudem hat ein Prozess auch Shape-Daten-Felder mit beschreibenden Informationen, wie z.B.

• dem Prozessnamen,
• einer kurzen Beschreibung,
• der Gliederungsnummer,
• dem übergeordneten Prozess,
• einer eindeutigen ID
• und schließlich einem Statuswert.

Die Statuswerte sind dann praktisch, wenn wir YaSM-Prozesse Schritt für Schritt einführen:

Sagen wir einmal, ein Prozess ist noch nicht aktiv, sondern in Planung. Dann könnten wir "In Planung" in den Statuswert hineinschreiben, und wie Sie sehen, wird das Shape dann grau dargestellt. Das heißt, indem wir in dieses Feld etwas anderes als "Aktiv" hineinschreiben, können wir Prozesse in den Diagrammen ganz einfach "ausgrauen". Später, wenn der Prozess einmal eingeführt ist, schreiben wir wieder "Aktiv" hinein, und das Shape wird wieder grün dargestellt.

Unterstützung durch das Excel-Repository und das Visio Repository-Add-In

Aber zurück zum eigentlichen Punkt: Ein Prozess wie dieser hier kommt - wie Sie sich bestimmt denken - in vielen Diagrammen vor; und jedes Mal, wenn der Prozess vorkommt, soll er den korrekten Link und auch die richtigen Informationen in den Shape-Datenfeldern enthalten.

Offensichtlich wäre es enorm viel Arbeit, die Links und die Shape-Daten immer von Hand einzupflegen, und damit macht es viel Sinn, ein zentrales Repository zu verwenden, in dem wir die Prozesse mit all ihren Attributen verwalten können.

Die YaSM®-Prozesslandkarte enthält ein solches Repository und außerdem eine Art Visio®-Makro ("Add-In"), mit dem wir Objekte aus dem Repository ganz einfach auswählen und in die Visio-Diagramme einfügen können.

Wenn Sie dieses Add-In installieren, dann bekommen Sie - wie bei mir hier oben im Menüband zu sehen - ein paar zusätzliche Befehle bei den Add-Ins.

Und nun können Sie mit dem Add-In und dem Repository Folgendes machen:

Sie können ein neues Prozess-Shape erzeugen, indem Sie es auf das Diagramm ziehen. Das ist erst mal noch ein leeres Prozess-Shape: Es hat noch keinen Link, deshalb ist das Plus-Zeichen nicht zu sehen, und es sind auch noch keine vernünftigen Informationen hier in den Shape-Datenfeldern vorhanden.

Wenn wir jetzt auf "Auswählen" klicken, dann bekommen wir eine Liste aller Prozesse, die im Repository definiert sind. Wir können ein Suchmuster eingeben, um die Liste ein wenig einzuschränken, und dann einen Prozess aus der Liste auswählen.

• Damit wird der Prozessname gesetzt,
• der Link zeigt jetzt zum richtigen Prozessdiagramm,
• und auch die Attribute hier im Shape-Daten-Fenster sind jetzt gesetzt.

Wie genau funktioniert das?

Vielleicht denken Sie sich bereits, dass wir die Prozesse aus einer kleinen Datenbank lesen. Unser Repository ist allerdings keine "richtige Datenbank", sondern eine einfache Excel®-Datei mit einigen Tabellen.

Hier zum Beispiel haben wir die Prozess-Tabelle, und in dieser Tabelle ist jeder Prozess in einer Zeile definiert.

• Jede Zeile startet mit einer eindeutigen ID
• und dann folgen beschreibende Angaben zum Prozess, wie zum Beispiel die Gliederungsnummer,
• der Prozessname,
• die Prozessbeschreibung,
• der Prozess der nächsthöheren Ebene
• und der Statuswert.

Offensichtlich sind diese beschreibenden Informationen natürlich genau dieselben, die wir gerade eben in den Shape-Datenfeldern in Visio gesehen haben.

Die letzten drei Zellen in dieser Zeile definieren noch den Link, der auf das richtige Prozess-Diagramm zeigt.

Unten am Rand können Sie sehen, dass es mehrere Tabellen im Excel-Repository gibt:

• Eine für Prozesse,
• und weitere für die YaSM-Objekte,
• sonstigen Datenobjekte
• und Rollen, die wir in der YaSM®-Prozesslandkarte verwenden.

Wir können also denselben Mechanismus einsetzen, um ganz einfach Datenobjekte in die Visio-Diagramme einzufügen:

• Wieder legen wir ein frisches Datenobjekt an, dann klicken wir auf "Auswählen", suchen uns den passenden Begriff aus der Liste aus und klicken auf "OK". Und damit wird auch hier wieder der Name des Objekts gesetzt, genauso wie die Links zur Checkliste und dem Lifecycle-Diagramm sowie die beschreibenden Daten in den Shape-Datenfeldern.
• Nun müssen wir nur noch eine Assoziation hinzufügen
• ... und noch eine zweite...
• und damit haben wir einen neuen Output in diesem Prozess definiert.

Zum Ändern der Verantwortlichkeiten in diesem Prozess

• könnten wir z.B. etwas Platz am unteren Rand schaffen und eine neue Swimlane unter der bestehenden einfügen,
• ein neues Rollen-Shape zur Swimlane hinzufügen,
• die gewünschte Rolle aus dem Repository auswählen
• und dann einige Aktivitäten in die neue Swimlane verschieben.
• Und damit das Diagramm wieder perfekt aussieht, passen wir noch die Verbinder etwas an.

Anpassungen am Excel-Repository

Zum Schluss möchte ich noch hervorheben, dass natürlich auch das Repository angepasst werden kann, genauso wie die Visio-Diagramme.

Das heißt, Sie können zum Beispiel ans Ende der Prozess-Tabelle gehen und eine neue Zeile einfügen, was dem Anlegen eines komplett neuen Prozesses im Repository entspricht.

• Wir beginnen in der ersten Zelle mit der Eingabe einer eindeutigen ID.
• Dann geben wir eine Gliederungsnummer an, den Namen des neuen Prozesses und irgendeine Beschreibung. Wir müssen nicht alle Felder ausfüllen, aber wir sagen hier jetzt zum Beispiel, der neue Prozess sei "In Planung".
• Und da wir noch kein Diagramm für den neuen Prozess haben, lassen wir die Linkfelder erst mal frei.

Dann speichern wir das Repository, schließen es und gehen zurück nach Visio.

• Anstatt ein neues Prozess-Shape anzulegen, wählen wir hier zur Abwechslung ein bestehendes aus und klicken wieder auf "Auswählen", um die Liste der Prozesse angezeigt zu bekommen.
• Dann suchen wir nach dem neuen Prozess ... hier ist er schon...
• und klicken auf "OK", um das Shape auf den neuen Prozess umzusetzen.

Sehr schön ist nun zu sehen, dass der Prozess in Grau dargestellt wird, weil wir als Status "In Planung" angegeben haben; das Plus-Zeichen fehlt, weil wir die Linkfelder frei gelassen haben.

Im Endeffekt haben wir hier also einen Mechanismus, mit dem wir Dinge wie Prozesse, Datenobjekte und Rollen in einem Repository pflegen und auf einfache Weise in die Visio-Diagramme einfügen können.

Aktualisieren der Visio-Diagramme

Aber vielleicht fragen Sie sich jetzt noch: Was passiert eigentlich, wenn sich im Repository etwas ändert? Wie kommen dann die aktualisierten Daten in die Visio-Diagramme?

Um Ihnen zu zeigen, wie das funktioniert, nehmen wir zunächst eine kleine Änderung am Repository vor, wie z.B. das Setzen einiger Sub-Prozesse aus dem "Incident Management" auf "In Planung".

Sobald das Repository gespeichert ist, können Sie ein paar Shapes in Visio auswählen und dann auf Aktualisieren klicken: Damit werden die selektierten Shapes mit aktuellen Daten aus dem Repository versorgt, und zwei Incident-Management-Prozesse, die ja nun den neuen Status "In Planung" haben, werden nun wie erwartet in Grau dargestellt.

Wenn es viele Änderungen im Repository gab, dann können Sie auch den Befehl Datei aktualisieren verwenden: Damit werden alle Shapes in der aktuellen Datei in ein einem einzigen Durchgang auf den neuesten Stand gebracht.

Organisationsspezifische Anpassungen leicht gemacht

Mit diesen Beispielen wollte ich Ihnen zeigen, dass die YaSM®-Prozesslandkarte komplett flexibel ist, wenn es darum geht, sie an die Erfordernisse Ihrer Organisation anzupassen. Das gilt für die Visio®-Version unseres YaSM-Prozessmodells, wie gerade gezeigt, aber natürlich auch für die anderen Plattformen wie z.B. ARIS™.

Weiter in die Details gehen wir hier jetzt nicht, denn das würde zu lange dauern. Aber unser Prozessmodell enthält ein Benutzer-Handbuch mit weiteren Informationen, und wenn Sie Unterstützung benötigen, dann wenden Sie sich einfach direkt an uns!