Setup und erste Schritte | YaSM-Support (Video)

Schritt 1: Herunterladen und Entpacken des Auslieferungs-Archivs

In Ihrem Posteingang finden Sie eine E-Mail von uns mit einem sicheren Download-Link. Klicken Sie auf den Link und wählen Sie aus, wo der Download gespeichert werden soll: Es kann sich um ein lokales Verzeichnis handeln oder einen Ort im Netzwerk, das ist ganz egal. Für den Moment speichere ich das Archiv auf meinem Desktop.

Als nächstes müssen wir das Archiv entpacken [vgl. Abb. 1]. Wieder spielt es keine Rolle, wohin wir die Dateien entpacken - jedes beliebige Verzeichnis funktioniert.

Jetzt können wir die Verzeichnisse sehen, die die unterschiedlichen Komponenten der YaSM®-Prozesslandkarte enthalten:

Unter Begleitdokumente finden Sie

• die Einführung zum YaSM-Modell,
• das Benutzerhandbuch
• und ein paar weitere hilfreiche Dokumente.

In den anderen Ordnern befinden sich die Checklisten bzw. Dokumentvorlagen, die Prozessdiagramme als Visio®-Dateien, die RACI-Matrix, Dokumente zu ISO 20000, eine spezielle Visio®-Dokumentvorlage, die Setup-Dateien für das Repository-Add-In und das Excel-Repository.

Bevor Sie beginnen, mit der Prozesslandkarte zu arbeiten, ist es immer eine gute Idee, ein Backup anzulegen. Das ist ganz einfach: Man muss dazu nur eine Kopie des ganzen Ordners erstellen. Diese können Sie dann an einem sicheren Ort ablegen.

Schritt 2: Erkunden der YaSM®-Prozesslandkarte

Jetzt sind Sie bereit, die YaSM®-Prozesslandkarte zu erkunden und die Links auszuprobieren.

Dazu öffnen Sie als erstes das Startseiten-Diagramm mit der Übersicht über die verschiedenen Inhalte unseres Prozessmodells. Die Shapes in diesem Diagramm enthalten Links, und einer dieser Links zum Beispiel öffnet das Prozessdiagramm der obersten Ebene mit der Übersicht über alle YaSM-Prozesse.

Von hier können Sie weiter in die Prozesse einsteigen. Es ist nur zu beachten, dass hier in Visio® einfache Mausklicks auf das Shape nicht funktionieren. Um einem Link zu folgen, müssen Sie entweder die Steuerungs-Taste (STRG) gedrückt halten [vgl. Abb. 2], während Sie auf das Shape klicken - oder mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dann auf den Link klicken.

Damit kommen wir zum verlinkten Diagramm - in diesem Fall das Servicebetriebs-Diagramm mit einer Übersicht über alle Prozesse im Servicebetrieb und deren Informationsflüsse. Wieder können wir von hier weitergehen, zum Beispiel zur Übersicht über das Incident Management, und ein weiterer Klick auf einen der Sub-Prozesse im Incident Management bringt uns schließlich zu einem Swimlane-Diagramm, das alle Prozess-Aktivitäten im Detail beschreibt.

Im oberen Teil dieses Diagramms sehen wir die Inputs und Outputs des Prozesses, und hier können wir testen, ob die Links zu den Checklisten funktionieren. Zum Beispiel sollte ein Klick auf den Incident Record die entsprechende Checkliste in Word™ öffnen. Diese erläutert, welche Informationen typischer Weise in einem Incident Record enthalten sind.

Viel mehr ist nicht zu tun. Nach dem Herunterladen und Entpacken des Archivs funktionieren die Links sofort.

Schritt 3: Installieren des Repository-Add-In's

Wenn Sie beginnen, die Prozesse an Ihre Erfordernisse anzupassen, bietet es sich auch an, das Repository-Add-In zu installieren.

Stellen Sie sicher, dass Visio geschlossen ist, und suchen Sie dann das Setup-Verzeichnis in Ihrem Auslieferungsarchiv. Mit einem Klick oder Doppelklick auf "setup" starten Sie die Installation.

Das Setup prüft zuerst einige Voraussetzungen auf Ihrem Computer, wie z. B. .NET, und dann werden Sie eventuell gefragt, ob Sie dem Add-In vertrauen. Möglicherweise geht die Installation an dieser Stelle nicht weiter, da das Zertifikat des Add-Ins als nicht vertrauenswürdig eingestuft wird [vgl. Abb. 3]. In diesem Falle finden Sie Erläuterungen zur Installation des Zertifikats in einem Extra-Video.

Hier können wir jetzt einfach bestätigen, dass wir mit der Installation einverstanden sind, und kurz darauf ist das Add-In fertig installiert.

Nun prüfen wir, ob das Add-In funktioniert:

Dazu öffnen wir eines der Visio®-Diagramme aus dem Verzeichnis mit den Diagrammen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Meldung, dass eine neue Konfigurationsdatei angelegt wurde. Diese Datei beinhaltet die Konfigurationsdaten des Add-Ins, und normalerweise müssen Sie sich um diese Datei nicht weiter kümmern.

Als nächstes erhalten Sie die Meldung, dass noch kein Repository festgelegt worden ist: Bevor Sie das Add-In nutzen können, müssen Sie diesem den Speicherort des Excel-Repositories mitteilen. Nach Klicken auf "OK" öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine Repository-Datei auswählen können. Wenn Sie die YaSM®-Prozesslandkarte zum ersten Mal verwenden, finden Sie das Original-Repository im entsprechenden Ordner Ihres Auslieferungsarchivs.

Nun ist das Setup abgeschlossen. In Visio® sind nach der Installation des Add-Ins nun vier neue Befehle im Menüband ("Ribbon") unter dem Reiter Add-Ins zu finden.

In der Grundeinstellung ist Englisch als Oberflächensprache eingestellt, aber unter "Optionen" können Sie die Sprache für die Befehle und Dialoge ändern, so dass alles auf Deutsch angezeigt wird.

Um zu prüfen, ob das Add-In funktioniert, erstellen wir jetzt ein neues Prozess-Shape, indem wir ein entsprechendes Master-Shape von der Dokument-Vorlage auf das Diagramm ziehen.

Wenn wir auf "Select" klicken, sollte eine Liste mit den Prozessen aus dem Repository erscheinen. Wenn wir dann einen Prozess aus der Liste auswählen, erscheint der richtige Prozessname. Außerdem wird der Link gesetzt, so dass er auf ein anderes Visio-Diagramm zeigt, und auch in den Shape-Datenfeldern sind jetzt die richtigen Informationen über den Prozess, wie z. B. die Prozessbeschreibung und im nächsten Feld darunter die Gliederungsnummer des Prozesses.

Das sieht gut aus! Alles funktioniert, wie es sollte.

Das ist alles, was zu tun ist, um die YaSM-Prozesslandkarte einzurichten

Wenn Sie mehr über Inhalte und Verwendung unseres YaSM-Modells erfahren möchten, schlage ich vor, dass Sie sich meine anderen Videos ansehen. Und wenn Sie Unterstützung benötigen, melden Sie sich!