Die YaSM-Prozesslandkarte für Visio und SharePoint

     

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So nutzen Sie Microsoft SharePoint®, um Ihre Service-Management-Prozesse zu managen und für die ganze Organisation zugänglich zu machen.

In diesem Video zeigt Ihnen Stefan Kempter einige Anwendungsfälle dazu, wie auch Sie die YaSM®-Prozesslandkarte für Visio in Kombination mit SharePoint verwenden können.

Die Beispiele in diesem Video wurden mit den aktuellen Versionen 2016 von Visio und SharePoint erstellt.

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Video-Transkript

Die meisten Organisationen, die viel Zeit und Arbeit in das Designen und Dokumentieren ihrer Service-Management-Prozesse stecken, möchten diese Prozesse natürlich auch überall in ihrer Organisation bekannt machen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Zum Beispiel können Sie die Visio®-Diagramme einfach in einem Ordner auf Ihrem Netzwerk ablegen, wo jeder darauf Zugriff hat. Das funktioniert ohne weiteres.

Einige unserer Kunden nutzen Microsoft® SharePoint® zum Managen und Veröffentlichen der Prozessdiagramme - und so zeige ich Ihnen heute einige Beispiele dazu, wie die YaSM®-Prozesslandkarte mit SharePoint verwendet werden kann.

Darstellung der Visio-Diagramme auf einer SharePoint-Site

Was wir hier sehen, ist meine spezielle Ausprägung von SharePoint, die in Office365™ enthalten ist: Auf meiner SharePoint-Site habe ich eine Dokument-Bibliothek angelegt, die alle Verzeichnisse und Dateien enthält, aus denen die YaSM®-Prozesslandkarte besteht.

Als erstes gehen wir jetzt in den Ordner für die Diagramme und suchen das Diagramm der obersten Ebene ("Top-Level-Diagramm"). ... Hier ist es schon, .... und wenn wir jetzt auf die Datei klicken, dann wird das Prozessdiagramm nicht in Visio® geöffnet, sondern direkt hier im Browser angezeigt.

Wir brauchen also kein Visio, wenn wir das Diagramm nur ansehen wollen. Das funktioniert deshalb, weil es in SharePoint die sogenannten "Visio Web Services" gibt, die Visio-Diagramme auf einer SharePoint-Site darstellen können.

Hier am unteren Rand gibt es einen Schieber, mit dem wir die Ansicht vergrößern oder verkleinern können, und wenn wir die linke Maustaste gedrückt halten, dann können wir das Diagramm auch ganz einfach mit der Maus hin- und herschieben.

Navigieren des Prozessmodells auf einer SharePoint-Site

Wenn wir auf einen Prozess klicken, wie zum Beispiel auf "Service-Betrieb", dann gelangen wir damit zum verlinkten Diagramm, in dem wir weitere Details zum Service-Betriebsprozess zu sehen bekommen. Von hier können wir dann weitergehen, zum Beispiel in den "Incident-Management"-Prozess hinein und dann noch weiter hinab zu einem Incident-Management-Subprozess.

In dieser SharePoint-Site können wir also navigieren und auf Links klicken, genauso wie wir das auch in Visio tun würden.

Detaillierte Informationen über die Prozesse und Datenobjekte erhalten wir, indem wir das "Shape-Info-Fenster" einschalten. Wenn dieses Fenster offen ist, können wir auf jedes Prozess-Shape klicken,

  • um den für den Prozess definierten Link zu sehen,
  • und außerdem dessen Namen
  • sowie die Kurzbeschreibung.

Was wir hier im Info-Fenster sehen, entspricht natürlich den "Shape-Daten-Feldern", die wir aus Visio kennen.

Dasselbe funktioniert auch für YaSM-Objekte: Wenn wir z.B. auf das "Incident Record"-Shape klicken, sehen wir im Info-Fenster

  • die Links zur Checkliste und zum Lifecycle-Diagramm,
  • den Namen des Objekts
  • und auch wieder eine kurze Beschreibung.

Selbstverständlich funktionieren hier in SharePoint auch die Links in den YaSM-Objekten:

  • Wenn wir auf den ersten Link im Incident Record klicken, öffnet sich die entsprechende Checkliste ... oder, genauer gesagt, ... es wird die Checkliste im Browser angezeigt.
  • Der zweite Link öffnet das Lifecycle-Diagramm für den Incident Record, in dem wir sehen können, in welchen YaSM-Prozessen die Incident Records erstellt, geändert, gelesen und archiviert werden.

All das ist möglich, ohne dass Visio auf dem Computer installiert sein muss.

Das bedeutet, dass alle in Ihrer Organisation, die sich die Prozessdiagramme nur ansehen wollen, keine Visio-Lizenz benötigen, was durchaus ein großer Vorteil sein kann.

Editieren der Visio-Diagramme

Wenn Sie allerdings die Diagramme ändern möchten, dann ist sehr wohl Visio erforderlich.

Um ein Diagramm zu editieren, klicken Sie einfach auf "Öffnen in Visio". Das Diagramm wird dann vom SharePoint-Server geladen, und wenn es geöffnet ist, können Sie nach Belieben Änderungen vornehmen.

Für den Moment ändere ich hier nur eine Kleinigkeit (den Text einer Task), da ich Ihnen ja nur zeigen will, wie es prinzipiell funktioniert. Wenn wir fertig sind, speichern wir das Diagramm, schließen Visio und gehen zurück nach SharePoint - wo wir die Seite als erstes neu laden müssen, damit wir den neuen, aktuellen Stand des Diagramms angezeigt bekommen. Und hier ist der geänderte Text in der ersten Aktivität nun zu sehen.

Managen der Zugriffsrechte

Als nächstes gehen wir nun wieder zurück zu meiner Dokument-Bibliothek, da ich Ihnen noch zeigen möchte, dass SharePoint Ihnen auch beim Managen von Zugriffsrechten auf die YaSM-Prozessdiagramme helfen kann.

Das ist deshalb wichtig, weil in der Regel alle Mitarbeiter in der Lage sein sollen, die Prozesse zu sehen, aber nur ganz bestimmte Personen sollen Änderungen durchführen können: Z.B. könnte der Incident-Manager der einzige sein, der die Incident-Management-Prozesse ändern darf.

Um die Berechtigungen für eine einzelne Datei einzustellen, klicken Sie auf "Share", um die Optionen für das Teilen anzuzeigen. In dem Dialog, der sich öffnet, können Sie dann weitere User auswählen und diesen die Berechtigung zum Bearbeiten einräumen. Hier z.B. fügen wir einen User namens Mark hinzu, der die Prozessdiagramme nun ändern kann. Alle anderen können sie nur ansehen.

Solche Berechtigungen können Sie

  • auf der Ebene einzelner Dateien regeln,
  • aber natürlich auch auf der Ebene von Verzeichnissen
  • oder sogar für die ganze Dokument-Bibliothek

- was immer für Sie am besten funktioniert!

Die Versions-Historie in SharePoint

In SharePoint können Sie also bestimmen, wer die Prozessdiagramme ändern darf - und Sie können darüber hinaus eine komplette Historie der Änderungen pflegen.

Um die Versions-Historie einer bestimmten Datei anzuzeigen, klicken Sie auf den entsprechenden Befehl im Kontext-Menü. Hier, im Falle der Incident-Management-Datei, gibt es im Moment zwei Versionen: Eine aktuelle Version und eine vorhergehende.

Und um Ihnen zu zeigen, wie genau das funktioniert, erstellen wir nun noch kurz eine weitere Version dieser Datei.

Bevor wir mit der Erstellung einer neuen Version beginnen, ist es jedoch immer eine gute Idee, die Datei auszuchecken. Damit stellen wir sicher, dass kein anderer Änderungen an der Datei vornehmen kann, während wir daran arbeiten.

Wenn die Datei ausgecheckt ist, öffnen wir sie in Visio und ändern die Prozessdiagramme wie erforderlich. Wieder nehme ich hier nur eine kleine Änderung vor, wie z.B. das Hinzufügen einer neuen Aktivität zu einem Sub-Prozess hier im Incident-Management. Wenn alles gut aussieht, speichern wir das Prozessdiagramm und checken die Datei wieder ein.

Wie sie sehen, kann das direkt hier in Visio erledigt werden, und beim Einchecken können wir auch eine kurze Beschreibung der Änderungen eingeben. Dann klicken wir auf "OK" um den Check-In abzuschließen und gehen zurück zur SharePoint-Site, wo wir die Seite erst wieder neu laden müssen, damit die Änderungen sichtbar werden.

Die Versionshistorie zeigt nun oben die dritte, soeben erstellte neue Version an, mit der kurzen Beschreibung der Änderungen.

Und wenn wir die Datei öffnen und zum Sub-Prozess gehen, in dem wir gerade die Änderung vorgenommen haben, dann sehen wir die neue Aktivität, die am Ende des Prozesses hinzugekommen ist.

Managen und Veröffentlichen des YaSM-Prozessmodells über SharePoint

Ich hoffe, Sie stimmen mir zu, dass SharePoint keine schlechte Lösung für das Managen der Zugriffsrechte auf die Prozessdiagramme und deren Veröffentlichung in der gesamten Organisation ist.

Natürlich konnte ich Ihnen heute nur einige Beispiele zeigen, wobei ich die zurzeit neuesten Versionen von Visio und SharePoint verwendet habe. Vieles ist möglich mit SharePoint, und was genau Sie tun können, hängt davon ab, welche Versionen von SharePoint und Visio bei Ihnen verfügbar sind.

Im Benutzerhandbuch zur YaSM®-Prozesslandkarte finden Sie dazu die nötigen Hintergrund-Informationen, und wenn Sie Unterstützung benötigen, dann sind wir sehr gern für Sie da!

 

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