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Wie die BIC-Repository-Datei mit den YaSM-Prozessen in BIC Process Design geladen wird, und welche Prozessdiagramme und Inhalte in der YaSM-Prozesslandkarte für BIC® enthalten sind, zeigt Stefan Kempter in diesem Video.
Seit zehn Jahren oder haben wir unsere YaSM-Templates als Visio-Diagramme und als ARIS-Prozessmodell bereitgestellt. Und jetzt haben wir eine dritte Plattform hinzugefügt: BIC Process Design® von GBTEC.
Warum gerade jetzt?
Weil wir bemerkt haben, dass sich BIC bei Unternehmen und Behörden zunehmender Beliebtheit erfreut, und weil Kunden immer wieder danach gefragt haben. Also war dies ein logischer Schritt!
Was wir bereitstellen, ist ein "richtiges", natives BIC-Repository, das Sie in Ihre BIC-Cloud oder lokale Installation importieren können. Dann ist das BIC-Modell wie jeder andere Inhalt, den Sie selbst erstellt haben. Das heißt: Sie können diese Prozesse ganz nach Belieben, in jeder Form anpassen und ändern.
Sehen wir uns zunächst kurz an, wie die von uns bereitgestellten Inhalte in BIC Process Design® importiert werden.
Zunächst gehen wir im Hauptmenü in den Administrationsbereich, und von dort weiter zur Verwaltung der Repositorys. Hier erstellen wir jetzt ein neues, leeres Repository mit einem Namen unserer Wahl. Wenn das neue Repository in der Liste der Repositorys auftaucht, wechseln wir rechts im Hauptmenü zu den Diagrammen, und wählen in der Drop-Down-Liste am oberen Rand das gerade erstellte neue Repository aus.
Jetzt können wir die komplette YaSM®-Prozesslandkarte importieren. Im Kontextmenü des Repositorys klicken wir dazu auf "Archiv importieren". Es erscheint ein Auswahldialog, in dem wir die ZIP-Datei aus dem BIC_Export-Ordner des Auslieferungsarchivs auswählen.
Dann wird es eine kleine Weile dauern, weil BIC alle Diagramme und Objekte aufbauen muss, die in der YaSM®-Prozesslandkarte enthalten sind. Nach fünf Minuten oder so erscheint eine Erfolgsmeldung, die den Abschluss des Imports bestätigt. Die Inhalte der YaSM®-Prozesslandkarte finden wir jetzt hier auf der linken Seite im BIC-Kategorienbaum.
Auf der obersten Ebene in dieser Baumansicht finden wir verschiedene Verzeichnisse bzw. "Kategorien", wie sie in BIC genannt werden. Wenn wir ein Element auswählen, zeigt die danebenstehende Listenansicht alle Diagramme an, die in der Kategorie enthalten sind.
Der Prozess-Ordner enthält die Prozessmodelle, und ein guter Startpunkt für das Erkunden der Inhalte ist das Top-Level-Diagramm mit der Übersicht über die YaSM-Service-Management-Prozesse.
Im oberen Bereich sehen wir hier die Service-Lifecycle-Prozesse, also
und darunter die unterstützenden Service-Management-Prozesse wie z. B.
Bei diesem BIC-Modell handelt es sich um ein Prozessübersichts-Diagramm, und wir verwenden darin, wie in den meisten anderen, zwei Arten von Symbolen:
Mit den Datenobjekten beschreiben wir die Informationsflüsse zwischen den Prozessen, wie zum Beispiel diesen hier:
Aus dem Service-Design erhalten wir den Entwurf einer Servicedefinition als Output, die wiederum ein wichtiger Input für den nächsten Prozess im Service-Lifecycle ist, wo wir neue bzw. geänderte Services implementieren.
Ich hoffe, Sie stimmen mir zu, dass mit diesen Informationsflüssen recht einfach zu verstehen ist, wie die Prozesse zusammenspielen sollen.
Für jeden Prozess öffnet ein Klick auf das Detail-Icon die nächste Detailebene.
Um herauszufinden, was genau im Service-Design vor sich geht, klicken wir also auf den Link, um das zugeordnete Diagramm mit mehr Details über das Service-Design zu öffnen.
Diese Diagramme zeigen links die Inputs, die von anderen Prozessen hereinkommen, und auf der rechten Seite die Outputs, die vom Service-Design für die nachfolgenden Prozesse bereitgestellt werden. In der Mitte des Diagramms finden wir die Übersicht über die Sub-Prozesse innerhalb von Service-Design, wieder mit den Informationsflüssen.
Das Diagramm hier sagt also aus, dass beim Service-Design
Für jeden dieser Sub-Prozesse können wir noch einmal nach unten gehen, um weitere Details zu sehen. Wenn wir hier auf das Link-Symbol klicken, öffnet sich ein BPMN- oder Kollaborations-Diagramm mit einer oder mehreren Swimlanes, die YaSM-Rollen repräsentieren - und Aktivitäten. Auf dieser Detailebene sehen wir also genau, welche Aktivitäten von wem im Prozess durchzuführen sind.
Da die YaSM®-Prozesslandkarte immer die deutschen und englischen Versionen aller Diagramme und Objekte enthält, können Sie jederzeit einfach zwischen den Sprachen hin- und herschalten. Die aktuell ausgewählte Sprache wird oben rechts auf dem Bildschirm angezeigt. Zum Umschalten der Sprache klicken Sie auf den Doppelpfeil, dann wird sofort alles in Englisch angezeigt.
Wir bleiben jetzt aber bei Deutsch, denn ich möchte Ihnen noch zeigen, dass Sie die Prozesse beliebig ändern und anpassen können.
Bevor sich irgendetwas ändern lässt, müssen wir das Diagramm aber natürlich auschecken. Falls sie nicht sichtbar ist, müssen wir auch die Symbolpalette ausklappen. Dort sind alle Symbole verfügbar, die wir ins aktuelle Diagramm einfügen können.
Und jetzt machen wir ein ganz einfaches Beispiel. Wir ziehen ein Task-Symbol auf das Diagramm, passen die Verbinder oder Sequence-Flows an, damit alles gut aussieht, und geben noch eine Beschreibung für die Aktivität ein. Hier gibt es keine Beschränkungen, alles lässt sich beliebig ändern, wie bei einem BIC-Modell, das Sie selbst erstellt haben.
So, dann gehen wir wieder zurück zum vorherigen Diagramm, wo wir noch die Details eines typischen BIC-Objekts ansehen wollen, wie z. B. einen Prozess.
Wenn wir hier eines der Prozess-Symbole selektieren und die Detailansicht in der Seitenleiste rechts öffnen, sehen wir weitere Informationen über das Prozess-Objekt, wie zum Beispiel
Wenn wir genau hinschauen, stellen wir im Objekttyp-Feld fest, dass es sich bei diesem Prozess um einen Katalogeintrag handelt. Katalogeinträge sind wiederverwendbare Objekte, die zentral im BIC-Katalog definiert und dann in vielen Diagrammen verwendet werden. Im Kontextmenü von Katalogeinträgen gibt es den Befehl "Im Katalog anzeigen", mit dem wir Zugriff auf alle Attribute des Eintrags erhalten.
In dieser Ansicht sehen wir, neben dem Prozessnamen, der ID und so weiter, auch
Was ist das Zuordnungsdiagramm?
Dahinter verbirgt sich ein Prozessübersichts-Diagramm mit einer Übersicht über die Inputs, die der Prozess benötigt, und die Outputs, die im Prozess erstellt werden. Hier können Sie also auf einen Blick alle Inputs und Outputs des Prozesses sehen.
In der Seitenleiste rechts können wir auch auf "Verwendungen" klicken. Hier können wir also herausfinden, wo, also in welchen Diagrammen, der Prozess vorkommt.
Da Katalogeinträge offensichtlich wichtige Bausteine Ihrer Prozessdokumentation in BIC sind, gibt es im Hauptmenü auch eine Katalogansicht. Dort haben wir immer die komplette Übersicht über alle Katalogeinträge und können nach bestimmten Einträgen suchen.
Hier, im Falle unseres YaSM-Modells, gibt es verschiedene Typen von Katalogeinträgen, insbesondere
Unter den Aktivitäten finden wir alle Prozess-Objekte, die in den Diagrammen verwendet werden. In der Detailansicht des Objekts können wir die Attribute des Objekts ansehen, und natürlich können wir die Attribute bei Bedarf auch beliebig ändern.
Die YaSM®-Prozesslandkarte enthält auch eine RACI- oder Verantwortlichkeits-Matrix im Excel-Format.
Solche Matrizen haben Sie bestimmt schon einmal gesehen. Unsere enthält die YaSM-Rollen in der oberen Zeile, und nach unten auf der linken Seite haben wir die Liste aller YaSM-Prozesse. Für jeden YaSM-Prozess zeigt die RACI-Matrix nun, welche Rollen beteiligt sind, wobei die bekannten im RACI-Modell definierten Abkürzungen verwendet werden:
Soweit meine kurze Vorstellung der YaSM-Prozesslandkarte für BIC®. Wenn Sie mehr sehen und diese Prozesse einmal selbst erkunden möchten, melden Sie sich bitte bei uns. Wir stellen für Sie dann ein Beispiel-Repository bereit, das Sie in Ihr BIC Process Design® importieren können.
Auf der YaSM-Website und im YaSM Service-Management-Wiki finden Sie außerdem weitere Informationen zu den YaSM-Prozessen und unseren Prozess-Templates.