Die YaSM RACI-Matrix

  

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Die YaSM®-Prozesslandkarte enthält eine vollständige RACI-Matrix ("Verantwortlichkeits-Matrix"), die auf einen Blick zeigt, wie die YaSM-Rollen an den YaSM-Prozessen mitwirken.

Die im Video gezeigte RACI-Matrix gehört zur YaSM®-Prozesslandkarte, unserem speziell für Service-Provider entwickelten Prozessmodell. RACI-Matrizen eignen sich besonders gut, um die Aufgaben von Rollen und Verantwortlichkeiten in funktionsübergreifenden Prozessen zu klären.

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Video-Transkript

Die YaSM®-Prozesslandkarte enthält eine komplette RACI-Matrix bzw. Verantwortlichkeits-Matrix. Diese Matrix stellt schön übersichtlich dar, wie die verschiedenen YaSM-Rollen an den YaSM-Prozessen mitwirken.

Das genaue Format der Matrix hängt von der Version der YaSM®-Prozesslandkarte ab:

  • Unser ARIS™-Modell z.B. enthält eine ARIS-RACI-Matrix,
  • während wir zu den Visio®-Prozessdiagrammen eine RACI-Matrix in Form einer Excel®-Tabelle mitliefern.

Darstellung von Verantwortlichkeiten im YaSM-Prozessmodell

Aber bevor wir uns die RACI-Matrix genauer ansehen, wollte ich Ihnen noch kurz zeigen, dass wir natürlich auch in den Prozess-Diagrammen Verantwortlichkeiten darstellen:

  • Z.B. wird in den Swimlanes angezeigt, welche YaSM-Rollen für die Durchführung der Aktivitäten im Prozess verantwortlich sind.
  • Und links oben zeigen wir, wer der Prozess-Owner bzw. der Prozess-Verantwortliche sein soll.

Also: Solche Informationen zu Verantwortlichkeiten gibt es in den Prozess-Diagrammen - aber die RACI-Matrix bietet eine Zusammenfassung der Verantwortlichkeiten für alle YaSM-Rollen in allen Prozessen.

Struktur der RACI-Matrix

Und hier ist unsere RACI-Matrix im Excel®-Format:

Wie alle Matrizen dieser Art haben wir oben alle YaSM-Rollen versammelt, und links nach unten sind alle YaSM-Prozesse zu sehen. In der Mitte verwenden wir die bekannten Abkürzungen aus dem RACI-Modell, um die Verantwortlichkeiten anzuzeigen:

  • "A" steht für "Accountable", also für Prozess-Verantwortung,
  • und "R" steht für "Responsible" - d.h. "R" zeigt an, dass eine Rolle eine Aufgabe im Prozess durchzuführen hat.

Jetzt gehen wir ein Stück nach unten, um den Prozess zu finden, den wir gerade in Visio gesehen haben … und dann sehen wir hier ein "R" für jede Rolle, die am Prozess beteiligt ist. Beim "Service-Design-Manager" steht neben dem "R" auch noch ein "A", weil diese Rolle nicht nur am Prozess beteiligt, sondern auch insgesamt für den Prozess verantwortlich ist.

Die Informationen zu den Verantwortlichkeiten hier in der Matrix entsprechen also genau dem, was wir vorher im Visio-Diagramm gesehen haben!

Und wenn Sie nachlesen möchten, was diese Abkürzungen hier bedeuten, dann gibt es eine Legende auf einer extra Seite der Excel-Datei.

Welche Aufgaben hat eine bestimmte Rolle?

Nun ist die RACI-Matrix eine schöne Zusammenfassung der Verantwortlichkeiten, aber man kann sie auch benutzen, um das YaSM-Prozessmodell zu navigieren, und zwar ausgehend von einer Rollen-Perspektive.

Nehmen wir einmal an, Sie sind der "Change-Manager":

Dann können Sie z.B. einen Filter auf die Matrix setzen und nur Ihre eigenen Prozesse auswählen. Damit wird die Matrix nur auf die relevanten Prozesse für den Change-Manager eingedampft. Und weil die Prozess-Namen hier auf der linken Seite mit Links ausgestattet sind, können Sie jetzt direkt von hier aus der Matrix heraus das entsprechende Prozess-Diagramm öffnen und dann … wenn wir das ein bisschen vergrößern ... als Change-Manager sehen, was genau Sie in diesem Prozess zu tun haben.

Anpassungen an der RACI-Matrix vornehmen

Natürlich ist diese Matrix nicht statisch, sondern Sie können sie an die Erfordernisse Ihrer Organisation anpassen.

Es ist z.B. ganz einfach, weitere Verantwortungen hinzuzufügen: So könnten wir für diesen Prozess dem "Betriebs-" oder "Operations-Manager" eine zusätzliche Verantwortung übertragen.

Allerdings müssen wir hier natürlich sagen: Diese kleine Änderung in der Matrix bewirkt noch nicht, dass sich auch am Visio-Prozessdiagramm etwas ändert. Und wir müssen auf jeden Fall immer sicherstellen, dass das, was die Matrix darstellt, auch mit den Prozess-Diagrammen übereinstimmt. Daher müssen wir jetzt auch noch eine entsprechende Änderung am Visio-Diagramm vornehmen. Und wenn Sie eine Minute Zeit haben, dann zeige ich Ihnen kurz ein Beispiel dazu, wie man das bewerkstelligen kann:

  • In Visio schaffen wir zunächst ein bisschen Platz und fügen unten eine neue Swimlane ein.
  • Dann können wir z.B. einige Aktivitäten nach unten ziehen und auch die Verbinder etwas anpassen.
  • Anschließend ziehen wir ein Rollen-Shape auf die Swimlane.
  • Diese Rolle setzen wir nun auf den "Betriebs-Manager", und zwar mit Hilfe unseres Repository-Add-In's.

Damit ist jetzt der "Betriebs-Manager" für die Durchführung der Aktivitäten hier in der unteren Swimlane verantwortlich - und das Visio-Diagramm und die RACI-Matrix stimmen wieder überein.

Weiterhin kann man auch komplett neue Inhalte zu der Matrix hinzufügen: Einige unserer Kunden z.B. haben oben - oberhalb der Rollen - eine weitere Zeile eingefügt, weil sie einen Platz benötigen, um zu definieren, welche Mitarbeiter aus der Organisation bestimmte YaSM-Rollen bekleiden sollen.

Und dies ist nur ein Beispiel! Vieles ist möglich; es sind hier wirklich keine Grenzen gesetzt. Sie können alles mit dieser Matrix tun, was eben in Excel so möglich ist.

Wenn Sie mehr zur YaSM®-Prozesslandkarte erfahren möchten oder Fragen an uns haben, wenden Sie sich einfach direkt an uns!

 

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