SP12: Managen der Service-Finanzen

 

Prozessname: Managen der Service-Finanzen - Teil von: Unterstützende Prozesse

Vorhergehender Prozess: Managen von Lieferanten und Dienstleistern

 

Prozess-Beschreibung

Der Service-Finanzmanagement-Prozess in YaSM (Abb. 1) gewährleistet, dass die Finanzmittel, die für das Erstellen, Verbessern und Betreiben der Services des Service-Providers erforderlich sind, zur Verfügung stehen. Insbesondere gehört es zu den Aufgaben dieses Prozesses, das Finanz-Budget zu erstellen; dies umfasst auch die Bewertung und Genehmigung von Budget-Anforderungen.

Abb. 1: 'Managen der Service-Finanzen':
YaSM Service-Financial-Management-Prozess SP12.

Der Prozess beinhaltet außerdem die Ermittlung der Kosten für die Erbringung der einzelnen Services sowie die Überwachung der Ausgaben und Einnahmen zum Zwecke der Analyse von Budgetabweichungen. Die daraus resultierenden Finanzberichte gehen in verschiedene Service-Management-Prozesse ein und dienen als Grundlage für die Identifizierung von Möglichkeiten zur wirtschaftlicheren Erbringung der Services.

Kompatibilität: YaSM enthält einen einfachen Prozess zum Managen der Service-Finanzen, in dem die wichtigsten mit dem Service-Management verbundenen Aktivitäten des Finanz-Managements aufzeigt und die Schnittstellen zu den anderen YaSM-Prozessen beschrieben sind. Dieser Prozess ist kompatibel mit ISO 20000, dem internationalen Service-Management-Standard (vgl. ISO/IEC 20000-1:2018, Abschnitte 5 und 8.4) und eignet sich zur Umsetzung der Practice 'ITIL 4 Service Financial Management'.

Sub-Prozesse

YaSM's Finanzmanagement-Prozess beinhaltet die folgenden Sub-Prozesse:

SP12.1: Verwalten der Strukturen für das Finanz-Management

Prozessziel: Definieren der erforderlichen Strukturen für das Management der Budget- und Kostendaten und Festlegen, wie die Kosten auf einzelne Services und Service-Management-Prozesse verteilt werden.

SP12.2: Durchführen der Finanzplanung

Prozessziel: Den Bedarf an finanziellen Ressourcen in der kommenden Planungsperiode bestimmen, und das verfügbare Budget mit optimalem Nutzen einsetzen.

SP12.3: Erstellen von Finanzberichten

Prozessziel: Die Kostenstruktur für die Erbringung von Services analysieren und die Profitabilität von Services evaluieren. Die resultierenden Finanzberichte sind ein wichtiger Input für die Optimierung der Servicepalette des Service-Providers.

SP12.4: Ausstellen von Kunden-Rechnungen

Prozessziel: Ausstellung von Rechnungen an Kunden für die Erbringung von Services.

Prozess-Outputs

Die folgenden Dokumente und Records werden vom 'Service-Finanzmanagement' erzeugt. YaSM-Datenobjekte [*] sind mit einem Sternsymbol markiert, und andere Objekte werden in grau dargestellt.

Budget-Anforderung

Eine Budget-Anforderung wird typischerweise erstellt, um finanzielle Mittel für das Erstellen, Verbessern oder Betreiben eines Service oder Prozesses zu erhalten. Eine genehmigte Budget-Anforderung bedeutet, dass die finanziellen Ressourcen vom Finanz-Manager zugeteilt wurden. [*]

Daten zu projektbezogenen Ausgaben

Sobald ein Budget für ein Projekt bereitgestellt wurde, werden die verfügbaren finanziellen Mittel für Produkt-Einkäufe, Verträge mit Dienstleistern etc. verwendet. Der Finanz-Manager zeichnet Daten zu projektbezogenen Ausgaben auf. Mit diesen Informationen kann der Projekt-Manager den Budget-Verbrauch relativ zum freigegebenen Budgetrahmen verfolgen.

Finanzbericht

Finanzberichte sind eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Strategie des Service-Providers und für die Ausarbeitung von Initiativen zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Services. Insbesondere enthalten Finanzberichte Informationen zu den Erstellungskosten der Services und den Betriebskosten der Service-Management-Prozesse. Sie bieten außerdem Einblick in die Profitabilität der unterschiedlichen Serviceangebote. [*]

Finanz-Budget

Das Finanz-Budget ist ein Finanzplan, der typischerweise auf jährlicher Basis erstellt wird und der eine Vorhersage der erwarteten Einnahmen und Ausgaben enthält. [*]

Kosten-Daten für die Abrechnung von Service-Leistungen

Die Kosten für die Erbringung eines Services, ermittelt vom Finanz-Manager als Basis für die Bestimmung des Betrags, der einem Kunden in Rechnung gestellt wird.

Kunden-Rechnung

Eine Rechnung, die vom Service-Provider an einen Kunden für die Erbringung eines Service ausgestellt wird.

Preis-Schema

Ein Preis-Schema stellt die Basis für die Berechnung des Preises dar, den ein Kunde für die Nutzung eines Service zu bezahlen hat. Preis-Schemata werden vom Finanz-Manager gepflegt und können einfach oder komplexer sein, insbesondere wenn der zu bezahlende Betrag von der tatsächlichen Nutzung des Service oder der Service-Qualität abhängt. Eine Beschreibung des maßgeblichen Preis-Schemas ist auch in den Service-Vereinbarungen enthalten.

Spezifikation der Finanz-Daten-Kategorien

Die Spezifikation der Finanz-Daten-Kategorien listet und definiert die unterschiedlichen Kategorien, die zur Strukturierung der Finanzdaten verwendet werden, um Einblick in die Kosten der Service-Erstellung und der Service-Profitabilität zu erhalten. [*]

Zuordnungstabelle für indirekte Kosten

Zuordnungstabellen für indirekte Kosten sind eine Methode zur Aufteilung von Kosten (z.B. für Services), die über mehrere Kostenstellen oder Kostenträger zu verteilen sind. Eine Zuordnungstabelle für indirekte Kosten definiert die Regeln für die Zuweisung solcher indirekter Kosten zu einzelnen Kostenstellen oder Kostenträgern. [*]

 

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Anmerkungen:

[*] "YaSM-Datenobjekte" sind Dokumente und Records, für die YaSM detaillierte Empfehlungen bereithält: Für jedes YaSM-Objekt gibt es eine Checkliste (siehe Beispiel), die die typischen Inhalte beschreibt, und ein Lifecycle-Diagramm, das darstellt, wie sich der Zustand des Objekts ändert, während es von verschiedenen YaSM-Prozessen erstellt, geändert, gelesen und archiviert wird (siehe Beispiel).

"Andere Objekte" sind eher informelle Daten oder Informationen. Es gibt aus diesem Grund keine zugehörigen Lifecycle-Diagramme oder Checklisten.

Prozess-Kennzahlen

Prozesskennzahlen werden benötigt, wenn gemessen werden soll, ob die Service-Management-Prozesse "zufriedenstellend" laufen.

Vorschläge zu geeigneten Prozess-Kennzahlen entnehmen Sie der Liste von Kennzahlen zum Financial-Management-Prozess.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Prozess-Owner: Finanz-Manager

• Der Finanz-Manager ist für das Management der Finanzen des Service-Providers zuständig; dazu gehören die Budgetierung, die Definition geeigneter Kostenstrukturen und die Verrechnung von Serviceleistungen an die Kunden.

 

Verantwortlichkeits-Matrix: "SP12: Managen der Service-Finanzen"

YaSM-Rolle / Sub-Prozess		Finanzmanager	Steuer.-gremium
SP12.1	Verwalten der Strukturen für das Finanz-Management	AR	-
SP12.2	Durchführen der Finanzplanung	AR	R
SP12.3	Erstellen von Finanzberichten	AR	-
SP12.4	Ausstellen von Kunden-Rechnungen	AR	-

 

Anmerkungen

Basiert auf: Der Finanzmanagement-Prozess aus der YaSM-Prozesslandkarte.

Von:  Stefan Kempter   und  Andrea Kempter , IT Process Maps.

 

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