SP6: Managen von Projekten

 

Prozessname: Managen von Projekten - Teil von: Unterstützende Prozesse

Vorhergehender Prozess: Bewerten und Koordinieren von Changes

Nächster Prozess: Gewährleisten der Sicherheit

 

Prozess-Beschreibung

Der Projektmanagement-Prozess in YaSM hat das Ziel, die Ressourcen zum Erreichen der Projektziele so zu planen und zu koordinieren, dass die Rahmenbedingungen bzgl. Kosten und Zeit eingehalten werden. YaSM empfiehlt, alle Initiativen größeren Umfangs als formale Projekte durchzuführen (die Projektrichtlinie enthält die Regeln, nach denen entschieden wird, ob ein Projekt eingerichtet werden muss oder nicht).

 

Abb. 1: 'Managen von Projekten'
Der YaSM Projektmanagement-Prozess ('SP6'), Beispiel 1: Strategische Initiative, koordiniert vom Projekt-Management-Prozess.

Der Anstoß zum Starten eines Projekts kann von verschiedenen Seiten gegeben werden, abhängig von der Art der durchzuführenden Initiativen. Typische Beispiele sind:

• Strategische Initiativen mit dem Ziel, einen neuen oder signifikant geänderten Service zu erstellen (siehe Beispiel 1, Abb. 1),
• Prozessverbesserungs-Initiativen und Service-Verbesserungs-Initiativen (siehe Beispiel 2, Abb. 2)
• oder Initiativen zur Verbesserung der Servicesicherheit oder der Servicekontinuität.

 

Abb. 2: 'Managen von Projekten'
Der YaSM Projektmanagement-Prozess ('SP6'), Beispiel 2: Prozess- oder Service-Verbesserungs-Initiative, koordiniert vom Projekt-Management-Prozess.

Da zahlreiche Projekte die Implementierung einer Reihe von Changes umfassen, deren Status verfolgt werden muss, übermittelt der Prozess zum Managen von Projekten den Projektstatus regelmäßig an den Prozess "Bewerten und Koordinieren von Changes".

 

Kompatibilität: Der YaSM Projektmanagement-Prozess ist kompatibel mit ISO 20000, dem internationalen Service-Management-Standard (vgl. ISO/IEC 20000-1:2018, Abschnitt 6) und eignet sich zur Umsetzung der Practice 'ITIL 4 Project Management'.

Sub-Prozesse

YaSM's Projektmanagement-Prozess beinhaltet die folgenden Sub-Prozesse:

SP6.1: Starten von Projekten

Prozessziel: Definieren von Stakeholdern, Verantwortlichkeiten und verfügbaren Ressourcen für das Projekt, sowie Identifizieren von Risiken, Rahmenbedingungen und Annahmen, die das Projekt betreffen. Ergebnis dieses Teil-Prozesses ist ein autorisierter Projektauftrag.

SP6.2: Planen von Projekten

Prozessziel: Erstellen und Aktualisieren des Projektplans, z.B. mit Informationen in Bezug auf die zu liefernden Projekt-Ergebnisse, die Projekt-Aktivitäten und die erforderlichen Ressourcen.

SP6.3: Durchführen des Projekt-Controllings

Prozessziel: Überwachen des Projektfortschritts und des Ressourceneinsatzes und Erstellen entsprechender Berichte. Veranlassen von korrigierenden Maßnahmen, sofern diese erforderlich sind.

SP6.4: Überprüfen und Schließen von Projekten

Prozessziel: Bewerten des Projektverlaufs und der erreichten Ergebnisse, um sicherzustellen, dass alle Fehler analysiert und Erfahrungen für die Zukunft dokumentiert werden.

Prozess-Outputs

Die folgenden Dokumente und Records werden von 'Projektmanagement' erzeugt. YaSM-Datenobjekte [*] sind mit einem Sternsymbol markiert, und andere Objekte werden in grau dargestellt.

Offene-Punkte-Liste

Die Liste offener Punkte ist ein Dokument, das der Aufzeichnung wichtiger Punkte und Ereignisse im Verlauf eines Projekts dient - insbesondere von offenen Punkten, bei denen der Projektausschuss oder das Management tätig werden müssen. Die Offene-Punkte-Liste ist ein wichtiges Hilfsmittel zur Verwaltung der offenen Punkte eines Projekts. Sie dient darüber hinaus der Dokumentation von signifikanten Ereignissen wie z.B. Entscheidungen zur Aktualisierung des Projektumfangs oder der Projekt-Meilensteine. [*]

Projektauftrag

Ein Projektauftrag ist ein Dokument, das der formellen Autorisierung eines Projekts dient. Er enthält eine Übersicht über Projektziele und -umfang, benennt die wichtigen vom Projekt betroffenen Parteien, definiert die Zuständigkeiten des Projektleiters und die verfügbaren Ressourcen. Weiterhin führt der Projektauftrag die ggf. für das Projekt geltenden Beschränkungen und Annahmen auf. [*]

Projektplan

Ein Projektplan ist ein formelles, freigegebenes Dokument, in dem die Lieferergebnisse, Meilensteine, Aktivitäten und Ressourcen zu einem Projekt festgehalten sind. Am Projektplan orientieren sich sowohl Projektdurchführung als auch Projekt-Controlling. [*]

Projekt-Prüfbericht

Die Ergebnisse eines Projekt-Reviews werden in einem entsprechenden Bericht festgehalten. Projekt-Nachprüfungen werden im Rahmen des Abschlusses von Projekten durchgeführt. Ziel ist, zu bestimmen, ob das Projekt erfolgreich war; weiterhin sollen Verbesserungs-Potentiale für künftige Projekte ermittelt werden. [*]

Projekt-Statusbericht

Ein Projekt-Statusbericht wird in regelmäßigen Intervallen in Verlauf eines Projekts erstellt. Er bietet eine Übersicht über den aktuellen Projektstatus und stellt insbesondere eventuelle Abweichungen hinsichtlich Projekt-Inhalt, -Zeitplan und -Kosten dar, einschließlich der getroffenen Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen. [*]

Vorschlag zur Prozess-Änderung

Ein Vorschlag zur Änderung eines oder mehrerer Service-Management-Prozesse. Vorschläge für Prozess-Änderungen oder -Verbesserungen können an jeder Stelle innerhalb der Organisation entstehen.

 

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Anmerkungen:

[*] "YaSM-Datenobjekte" sind Dokumente und Records, für die YaSM detaillierte Empfehlungen bereithält: Für jedes YaSM-Objekt gibt es eine Checkliste (siehe Beispiel), die die typischen Inhalte beschreibt, und ein Lifecycle-Diagramm, das darstellt, wie sich der Zustand des Objekts ändert, während es von verschiedenen YaSM-Prozessen erstellt, geändert, gelesen und archiviert wird (siehe Beispiel).

"Andere Objekte" sind eher informelle Daten oder Informationen. Es gibt aus diesem Grund keine zugehörigen Lifecycle-Diagramme oder Checklisten.

Prozess-Kennzahlen

Prozesskennzahlen werden benötigt, wenn gemessen werden soll, ob die Service-Management-Prozesse "zufriedenstellend" laufen.

Vorschläge zu geeigneten Prozess-Kennzahlen entnehmen Sie der Liste von Kennzahlen zum Projektmanagement-Prozess.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Prozess-Owner: Der Projekt-Manager ist verantwortlich für die Steuerung eines Projekts. Dies beinhaltet die Verantwortung für die Lieferung der vereinbarten Projektergebnisse innerhalb des vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens.

 

Verantwortlichkeits-Matrix 'SP6: Managen von Projekten'

YaSM-Rolle / Sub-Prozess		Projekt­aus­schuss	Projekt-Manager	Projekt-Owner
SP6.1	Starten von Projekten	R	AR	R
SP6.2	Planen von Projekten	R	AR	R
SP6.3	Durchführen des Projekt-Controllings	R	AR	R
SP6.4	Überprüfen u. Schließen v. Projekten	R	AR	R

 

Anmerkungen

Projektmanagement: Prozess-Ziele

Basiert auf: Der Projektmanagement-Prozess aus der YaSM-Prozesslandkarte.

Von:  Stefan Kempter   und  Andrea Kempter , IT Process Maps.

 

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