SP11: Managen von Lieferanten und Dienstleistern

 

Prozessname: Managen von Lieferanten und Dienstleistern - Teil von: Unterstützende Service-Management-Prozesse

Vorhergehender Prozess: Managen von Personal-Ressourcen

Nächster Prozess: Managen der Service-Finanzen

 

Prozess-Beschreibung

Abbildung 1: 'Managen von Lieferanten und Dienstleistern'. - YaSM unterstützender Service-Management-Prozess SP11.

Der YaSM-Prozess für das Supplier-Management ("SP11: Managen von Lieferanten und Dienstleistern") stellt sicher, dass alle Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern die geschäftsseitigen Anforderungen unterstützen und sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

Eine der wesentlichen Aufgaben des Prozesses ist die Einrichtung von extern erbrachten unterstützenden Services.

Werden externe unterstützende Services als Teil eines Service-Entwicklungs-Projekts benötigt, liefert das Service Design die Anforderungen an solche Services. Der Supplier-Manager hat dann die Verantwortung für die Auswahl geeigneter Lieferanten bzw. Dienstleister sowie für die Aushandlung der genauen Einzelheiten der zu erbringenden Services (dokumentiert in Servicedefinitionen und externen Servicevereinbarungen).

Wenn die Supplier-Vereinbarungen getroffen sind, werden diese vom Lieferanten-Management-Prozess regelmäßigen Reviews unterworfen, um turnusmäßig sicherzustellen, dass die geschlossenen Verträge mit den Interessen des Unternehmens in Einklang stehen. Der Prozess überwacht zudem kontinuierlich, ob die Lieferanten und Dienstleister ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen und trifft bei Bedarf Korrekturmaßnahmen.

Schließlich umfasst der Prozess "Managen von Lieferanten und Dienstleistern" auch die Beschaffung der verschiedenen beim Service-Provider benötigten Dinge wie Ersatzteile, Lizenzen und Verbrauchsmittel.

 

Sub-Prozesse

YaSM's Supplier-Management-Prozess 'SP11: Managen von Lieferanten und Dienstleistern' beinhaltet die folgenden Sub-Prozesse:

 

SP11.1: Einrichten externer unterstützender Services

Prozessziel: Einrichten von externen unterstützenden Services. Dieser Prozess wird typischerweise während der Service-Implementierung aufgerufen, falls neue oder geänderte externe unterstützende Services für einen neuen Service benötigt werden.

SP11.2: Beschaffen von Infrastruktur-Komponenten

Prozessziel: Beschaffen von Infrastruktur-Komponenten. Dieser Prozess wird zum Beispiel während der Service-Implementierung aufgerufen, falls neue technische Infrastruktur für einen neuen Service benötigt wird, oder während des Servicebetriebs, falls Ersatzteile beschafft werden müssen.

SP11.3: Durchführen von Lieferanten-Gesprächen

Prozessziel: Regelmäßige Kommunikation mit den Lieferanten, um etwaige Probleme bei der Leistungserbringung zu diskutieren, um Potentiale zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu identifizieren und um die Pläne der Supplier für die Zukunft zu erfahren.

SP11.4: Erneuern oder Beenden von Lieferanten-Vereinbarungen

Prozessziel: Regelmäßiges Beurteilen, ob die Vereinbarungen mit Lieferanten noch immer relevant sind, bevor die Vereinbarungen verlängert werden, sowie Beenden solcher Vereinbarungen, die nicht mehr benötigt werden.

SP11.5: Prüfen von Lieferanten-Rechnungen

Prozessziel: Prüfen eingegangener Lieferanten-Rechnungen auf Korrektheit, bevor diese zur Begleichung ans Finanz-Management übermittelt werden.

 

Prozess-Outputs

Die folgenden Dokumente und Records werden von 'Managen von Lieferanten und Dienstleistern' erzeugt. YaSM-Datenobjekte [*] sind mit einem Sternsymbol markiert, und andere Objekte werden in grau dargestellt.

 

Bestätigung des Wareneingangs

Eine Nachricht vom Supplier-Manager zur Bestätigung, dass die bestellten Waren oder Leistungen eingegangen sind.

Bestellung

Eine Bestellung an einen externen Lieferanten zur Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen. Wenn die Bestellung einen externen unterstützenden Service beinhaltet, ist diese in der Regel mit einer zugehörigen Servicedefinition versehen, die die Eigenschaften des bereitzustellenden Service spezifiziert.

Externe Servicevereinbarung

Eine Vereinbarung zwischen einem Service-Provider und einem externen Dienstleister über die Bereitstellung eines unterstützenden Service, der in der Service-Definition näher spezifiziert ist. Eine unterzeichnete externe Servicevereinbarung verpflichtet einen externen Service-Supplier, einen unterstützenden Service mit der vereinbarten Qualität zu den festgelegten Kosten zu liefern. Eine einzelne Vereinbarung kann sich auf mehrere Services beziehen. [*]

Lieferantenportfolio

Das Lieferantenportfolio dient zum Erfassen aller Informationen zu Lieferanten und Dienstleistern. Das Lieferantenportfolio stellt die Lieferanten, die Güter und Dienstleistungen an den Service-Provider liefern, aus dem Blickwinkel des Supplier-Managers dar. [*]

Lieferanten-Rechnung

Eine Rechnung von einem Lieferanten für die Erbringung eines Service oder die Lieferung eines Produkts.

Lizenz- oder Leasing-Vereinbarung

Eine Vereinbarung zwischen einem Service-Provider und einem externen Lieferanten, die z.B. das Leasen von Infrastruktur-Komponenten oder die Lizenzierung von Software regelt.

Protokoll zum Lieferantengespräch

Ein Protokoll zum Lieferantengespräch zeichnet die Details und Ergebnisse einer Besprechung des Service-Providers mit einem externen Lieferanten (Service-Supplier) auf. Dieser Bericht ist eine wichtige Grundlage für die Definition von Service-Verbesserungs-Initiativen. [*]

Service-Definition

Eine Service-Definition spezifiziert die Eigenschaften eines Service, insbesondere die angebotene Funktionalität und die garantierten Service-Levels. Außerdem beschreiben Service-Definitionen, wie die Ressourcen der Organisation eingesetzt werden, um einen Service zu erbringen. Ein Service kann mit Hilfe eines oder mehrerer anderer (interner oder externer) unterstützender Services erbracht werden. [*]

 

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Anmerkungen:

[*] "YaSM-Datenobjekte" sind Dokumente und Records, für die YaSM detaillierte Empfehlungen bereithält: Für jedes YaSM-Objekt gibt es eine Checkliste (siehe Beispiel), die die typischen Inhalte beschreibt, und ein Lifecycle-Diagramm, das darstellt, wie sich der Zustand des Objekts ändert, während es von verschiedenen YaSM-Prozessen erstellt, geändert, gelesen und archiviert wird (siehe Beispiel).

"Andere Objekte" sind eher informelle Daten oder Informationen. Es gibt aus diesem Grund keine zugehörigen Lifecycle-Diagramme oder Checklisten.

 

Prozess-Kennzahlen

Prozesskennzahlen werden benötigt, wenn gemessen werden soll, ob die Service-Management-Prozesse "zufriedenstellend" laufen.

Vorschläge zu geeigneten Prozess-Kennzahlen entnehmen Sie der Liste von Kennzahlen zum Supplier-Management-Prozess.

 

Rollen und Verantwortlichkeiten

Prozess-Owner: Supplier-Manager (Lieferanten-Manager)

• Der Supplier-Manager (Lieferanten-Manager) trägt die Verantwortung dafür, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis seitens der Supplier stimmig ist. Er stellt sicher, dass die Verträge mit externen Lieferanten und Dienstleistern die Erfordernisse des Service-Providers unterstützen, und er sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

 

Verantwortlichkeits-Matrix: "SP11: Managen von Lieferanten und Dienstleistern"

YaSM-Rolle / Sub-Prozess		Finanzmanager	Supplier-Manager
SP11.1	Einrichten externer unterstützender Services	R	AR
SP11.2	Beschaffen von Infrastruktur-Komponenten	R	AR
SP11.3	Durchführen von Lieferanten-Gesprächen	-	AR
SP11.4	Erneuern oder Beenden von Lieferanten-Vereinbarungen	-	AR
SP11.5	Prüfen von Lieferanten-Rechnungen	-	AR

 

Anmerkungen

Basiert auf: Der Prozess für das Supplier-Management aus der YaSM-Prozesslandkarte.

Von:  Stefan Kempter   und  Andrea Kempter , IT Process Maps.

 

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